Professions juridiques

Zoom sur la démarche qualité des notaires

Les études de Notaires connaissent un profond bouleversement depuis une dizaine d’années : complexification des contraintes réglementaires alourdissant fortement le traitement des actes, dématérialisation et digitalisation proactive de la profession, évolution forte des exigences clients en terme de réactivité, d’information, de transparences tout au long du dossier… La mise en œuvre de la Loi MACRON imposera également à de nombreuses études la conduite d’un projet d’entreprise solide pour maintenir et ancrer leur développement.

Lancée en 2004, la Démarche Management Qualité du Conseil Supérieur du Notariat accompagne les études volontaires dans leur démarche d’amélioration afin de mieux répondre aux défis de la profession. La mise en place d’une démarche qualité notariale peut aboutir à la certification ISO 9001, avec des résultats bien identifiés par les études engagées :

• Précision des rôles et responsabilités de chacun
• Clarification des circuits internes et des niveaux d’exigence dans le service aux clients
• Renforcement du pilotage de l’Etude par les associés, dans le cadre d’une stratégie lisible
• Stimulation de la communication interne et de la cohésion de l’ensemble des collaborateurs
• Évaluation des fournisseurs et suivi des consommations associées, et des prestataires dans le cadre de la gestion des dossiers.

CARRON Consultants accompagne les notaires dans leur démarche qualité depuis plus de 10 ans avec une méthodologie éprouvée, caractérisée par :

• Une approche simple et pragmatique : nous centrons notre intervention sur vos problématiques et objectifs, avec une attention constante au sein de l’office : « rendre la qualité aimable ».
• Une assistance documentaire importante : nous prenons en charge l’ensemble de la rédaction de vos procédures et Manuel Qualité, dans le cadre d’ateliers thématiques regroupant associés et collaborateurs. Nous élaborons avec vous des outils adaptés à vos particularités, sans jamais appliquer de recettes toutes faites.
• Une expertise « métier » éprouvée : avec plus de 70 études accompagnées depuis 10 ans
• Un planning dynamique : nous abordons la démarche qualité dans les études comme un réel projet d’entreprise, et validons en début d’accompagnement un planning engageant avec les associés. La durée moyenne de nos accompagnements, jusqu’à la certification ISO 9001, est de 12 mois.

Zoom sur la démarche qualité des avocats

Aujourd’hui encore il apparaît parfois surprenant qu’un avocat s’intéresse à une démarche d’organisation que beaucoup croient réservée à l’industrie. Or, depuis une dizaine d’années, la démarche qualité ISO 9001, mise en place dans de très nombreux cabinets d’avocats de toute taille, constitue un levier de progrès considérable apprécié de la profession (nous avons accompagné plus de 180 cabinets à la certification ISO 9001).

C’est d’abord en interne, qu’apparaissent les effets bénéfiques : décloisonner les métiers, en faisant réfléchir ensemble les avocats associés et collaborateurs, les secrétaires, la responsable de l’accueil, sur l’organisation, les comportements et les méthodes du cabinet qui décuplent la motivation et les bonnes suggestions. Pour les clients, institutionnels ou particuliers, la démarche qualité certifiée est la preuve que vous savez vous remettre en cause, et constitue un signe de reconnaissance de plus en plus apprécié. Vous apportez la preuve que vous les « écoutez » et que vous vous souciez de leur satisfaction. L’accompagnement de la démarche par un consultant spécialisé dans votre domaine rend l’objectif de certification accessible au travers de paliers progressifs permettant à chacun de mesurer les progrès accomplis.

Les certificats ISO 9001 sont à ce jour, dans notre pays, délivrés en majorité aux activités de service (environ 60 % des entreprises certifiées).

• Des activités potentiellement clientes des cabinets d’avocats, aussi diversifiées que les professionnels de santé, les banques, les compagnies d’assurance, les réseaux de distribution commerciale, les réseaux immobiliers, les agences de publicité, les hôtels de luxe ou les musées, mais aussi les directions juridiques de grandes entreprises.
• De nombreuses professions libérales indépendantes ou réglementées ont montré de l’intérêt pour l’ISO 9001 : avocats, experts, notaires, avoués, huissiers, greffiers, commissaires-priseurs, médecins comptent parmi leurs membres de nombreux certificats. Nous avons même accompagné à la certification le tribunal de commerce de Lyon, l’Ordre des Avocats de Lyon, l’Ordre des Avocats de Paris.

Sur quoi porte la démarche dans un cabinet d’avocat ?

La norme ISO 9001 ne concerne pas le cœur technique de l’activité : par exemple les options de plaidoirie ou de conseils juridiques. C’est une réflexion sur les moyens efficaces et l’optimisation de l’organisation au sein du cabinet pour mieux satisfaire les clients.

1. Le « qui fait quoi » est défini au sein du cabinet, qu’il s’agisse des missions qui font partie du cœur de métier (l’obligation d’apport d’affaires distingue les associés des collaborateurs) ou qu’il s’agisse des missions fonctionnelles, comme les ressources humaines, les fournisseurs ou l’informatique. L’évaluation et l’entretien des compétences sont réguliers.
2. La démarche vous amène chaque année à clarifier vos objectifs de progrès, avec des cibles, des plans d’actions, la mesure des résultats.
3. La démarche vous encourage à préciser vos méthodes, à les décrire, puis à les appliquer, enfin à en mesurer l’efficacité.
4. La communication interne doit prouver son efficacité.
5. Les incidents, et les suggestions d’amélioration sont suivis jusqu’à la mise en place d’actions correctives capables d’apporter une vraie solution à long terme.
6. La satisfaction des clients est mesurée pour mieux cibler les efforts d’amélioration !

ISO 9001

La démarche ISO 9001 vise à démontrer l’aptitude de l’entreprise à fournir un produit ou un service conforme aux exigences des parties intéressées et accroître la satisfaction de ses clients.

ILS NOUS FONT CONFIANCE